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Wir suchen zum 1. Februar 2024 für den Geschäftsbereich des Oberbürgermeisters und des Stadtrates eine/-n Assistentin / Assistenten der Büroleitung im Büro des Oberbürgermeisters (m/w/d).

Das Büro des Oberbürgermeisters ist ein engagiertes Team im Geschäftsbereich des Oberbürgermeisters und des Stadtrates, das unmittelbar den Oberbürgermeister, die Geschäftsbereichsleitung und den Persönlichen Referenten bei der Wahrnehmung ihrer Verantwortung unterstützt. Gemeinsam halten wir professionellen Kontakt zur Stadtgesellschaft, zu den Fachbereichen der Stadt sowie zu verschiedenen staatlichen und nichtstaatlichen Institutionen.

Das bieten wir

• einen gemeinwohlorientierten Arbeitsplatz im Herzen einer lebenswerten, von sozialer und kultureller Vielfalt geprägten Großstadt,
• ein Team von motivierten, sich gegenseitig unterstützenden und vertretenden Kolleginnen und Kollegen,
• eine unbefristete, nach der Entgeltgruppe 9a TVöD bewertete Stelle in Vollzeit oder Teilzeit ab 35 Stunden Wochenarbeitszeit,
• vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten und flexible Arbeitszeitmodelle,
• eine Jahressonderzahlung, eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung und ein bezuschusstes Job-Ticket der Leipziger Verkehrsbetriebe.

Das erwartet Sie

Sie unterstützen funktionierende Prozesse, Abläufe und Informationsflüsse innerhalb und außerhalb der Verwaltung. Zu Ihren Aufgaben gehören die

• eigenverantwortliche Postbearbeitung und die Sicherstellung der städtischen Terminvertretung,
• Überwachung und Sicherstellung termingerechter Abläufe,
• typischen Assistenzaufgaben, wie zum Beispiel Aufbereitung von Dokumenten und Präsentationen,
• Etablierung digitaler Abläufe und Workflows in Zusammenarbeit mit den Dezernaten (enaio),
• Verantwortung für die Auszubildenden im Büro des Oberbürgermeisters,
• Fortschreibung der Gefährdungsbeurteilungen der Arbeitssicherheit für den Geschäftsbereich,
• Vertretung der Sekretärin der Geschäftsbereichsleitung.

Das bringen Sie mit

Sie sind ein teamorientiertes Organisationstalent mit einer schnellen Auffassungsgabe und wollen die Stadt voranbringen. Dafür verfügen Sie über eine

• abgeschlossene, mindestens dreijährige Berufsausbildung (Ausbildung oder Studium) im kaufmännischen oder verwaltungswissenschaftlichen Bereich,
• nachgewiesene Berufserfahrung in der eigenverantwortlichen Führung und Organisation eines Sekretariates, als Assistenz der Geschäftsführung oder in vergleichbarer Position (Kenntnisse in der Verwaltung von Vorteil),
• ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie die Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik,
• anwendungsbereite Bereitschaft für digitale Zusammenarbeit und
• ausprägte Serviceorientierung.

Hinweise

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in der Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen Gleichgestellte haben die gleichen Chancen wie Bewerberinnen und Bewerber ohne Behinderung.

Ihre Bewerbung

Bitte lesen Sie vor einer Bewerbung unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren.

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

• Bewerbungsschreiben
• tabellarischem Lebenslauf
• Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation
• Kopien von qualifizierten Dienst-/ Arbeitszeugnissen/ Beurteilungen/ Referenzschreiben

Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 01 11/23 13 an und nutzen Sie dafür das Online-Bewerber-Portal.

Sollten Sie noch Fragen haben, dann beantworten wir Ihnen diese gern. Ansprechpartnerin für diese Ausschreibung ist Nicole Köhler, Recruiterin, Telefon: 0341 123-7846.

Ausschreibungsschluss ist der 27. November 2023.